Komunikasi

Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses untuk menciptakan atau menimbulkan kesamaan.  Harold D. Lasswell menjelaskan komunikasi sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan:  Who, Say what, In which channel, To whom, ith what effect? Kalimat ini kemudian dikenal sebagai formula Lasswell (Effendy, 1993; 256). Dari apa yang dikemukakan Laswell tersebut pada intinya mencakup unsur-unsur dari komunikasi, yaitu adanya; komunikator, pesan yang disampaikan, media yang digunakan, komunikan/audiens,dan efek. Secara sederhana dapatlah diartikan bahwa  komunikasi merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan tujuan menyamakan makna dari seseorang/lembaga (komunikator) kepada orang lain/audiens (komunikan).

Komunikasi menurut para ahli :

A.    Hovland,Janis dan Kelly

Komunikasi adalah proses individu mengirimkan stimulus yang biasanya dalam bentuk     verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain

B.     Forsdale 

Komunikasi adalah suatu proses memberikan signal menurut aturan tertentu,sehingga     dengan cara ini suatu sistem dapat didirikan ,dipelihara,dan diubah.

C.    Brent D    Ruben

Komunikasi adalah suatu proses melalui mana individu dalam hubungannya ,dalam      kelompok, dalam organisasi dan dalam masyarakat menciptakan,mengirimkan dan    menggunakan informasi untuk mengkoordinasi lingkungannya dan orang lain. 

D.     William D Seller

Komunikasi adalah proses dengan mana simbol verbal dan nonverbal dikirimkan,diterima     dan diberi arti .

E.     Dr.Arni Muhammad

 Komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun nonverbal antara sipengirim dan     sipenerima pesan untuk mengubah tingkah laku.

Tingkatan Komunikasi 

1.      Komunikasi intra personal

Komunikasi intrapersonal adalah komunikasi dengan diri sendiri, berusaha mengenal diri sendiri dan segala konsep diri yang melingkupinya, menyanyakan kepada diri sendiri tentang segala hal yang ingin dia ketahui terkait dengan keinginan, kebutuhan dan lain-lain.

2.      Komunikasi interpersonal

Komunikasi Interpersonal adalah berkomunikasi dengan orang lain secara face to face maupun dalam kelompok.Komunikasi searah : pembicara memberikan sebuah informasi dan pendengar menyimak informasi tanpa memberikan pertanyaan, argumentasi maupun sanggahan. Komunikasi dua arah : pembicara dan pendengar saling melakukan aksi reciprokal atau saling berbalasan, saling bertukar peran, pendengar terkadang memberi informasi, pembicara terkadang mendengarkan.

3.      Komunikasi massa

Komunikasi Massa : menyampaikan informasi kepada beberapa orang di sebuah situasi yang sengaja diciptakan.

Syarat komunikasi interpersonal yang baik.

§  Good Listener : mendengarkan orang lain untuk memberi kesempatan mereka mengungkapkan ide atau pemikiran

§  Intonasi : beri irama dalam setiap ucapan sehingga kata – kata mampu diserap dan dicerna oleh pendengar

§  Empati : memperhatikan respon emosi orang lain, jangan terlalu banyak humor jika lawan bicara sedang sedih atau sebaliknya

§  Humor : menyegarkan hubungan dengan sebuah suasana yang fresh dan tidak terkesan formal. 

§  Positioning : menguasai posisi dimana harus berdiri, kapan harus mendekat, kapan harus menjauh, membuat perubahan posisi di depan, ditengah maupun dibelakang 

§  Volume Suara : ucapan yang dikeluarkan mampu didengarkan oleh orang – orang dalam massa tersebut. 

§        Bahasa Tubuh : jangan terlalu banyak mengekplorasi bahasa tubuh yang tidak perlu

   

Prinsip Komunikasi

Prinsip-prinsip komunikasi yang harus dilakukan komunikator antara laiN

·         Penuh minat terhadap materi pesan,

·         menarik perhatian bagi komunikan,

·         Dilengkapi alat peraga,

·         Menguasai alat peraga,

·          Mengulangi bagian yang penting,

·         Memiliki kegunaan, dan

·       Jangan menganggap bahwa setiap orang sudah mengerti pesan yang kita berikan (perlu umpan balik).

Konsep komunikasi Organisasi

Goldhaber (1986) menyatakan definisi komunikasi organisasi:“organizational communication is the process of creating and exchanging messages within a network of  independent relationship to cope with environmental uncertainty”. Dengan kata lain komunikasi  organisasi adalah proses menciptakan dan saling tukar menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti. Dari definisi tersebut terdapat 7 konsep kunci, yaitu proses, pesan, jaringan, ketergantungan satu sama lain, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian.Berikut ini merupakan konsep kunci komunikasi organisasi (Muhammad: 2005)

1.      Proses

Suatu organisasi adalah suatu sistem  terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus

dan tidak ada hentinya, maka dikatakan sebagai suatu proses.

2.      Pesan

Yang dimaksudkan dengan pesan adalah susunan  simbol  yang penuh arti tentang objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi nama pada gambaran tersebut dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut efektif jika pesan  yang dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim.

3.      Jaringan

Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya 2 orang, beberapa orang atau bahkan seluruh organisasi. Hakikat dan luas jaringan ini dipengaruhi banyak faktor, antara lain: hubungan  peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dan arus pesan, dan isi dari pesan

4.      Ketergantungan

Keadaan saling tergantung satu bagian dengan bagian yang lain dalam satu organisasi telah menjadi sifat suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka.Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh pada bagian yang lainnya dan mungkin juga pada seluruh sistem organisasi. Begitu pula halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi perlu dukungan untuk saling melengkapi agar organisasi dapat berjalan dengan baik.

5.      Hubungan

Karena organisasi merupakan suatu system terbuka, system kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian - bagian itu terletak pada tangan manusia. Dengan kata lain jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat dalam suatu hubungan perlu dipelajari.

Hubungan  manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang atau dyadic sampai pada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok-

kelompok kecil, maupun besar, dalam organisasi.

6.      Lingkungan

Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembauatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan menjadi lingkungan internal (karyawan, staf, golongan fungsional dari organisasi dan komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk, dsb) dan lingkungan eksternal

(pelanggan, pesaing dan teknologi)

7.      Ketidakpastian

Ketidakpastian merupakan perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan diantara anggota, melakukan suatu penelitian serta pengembangan organisasi. Ketidakpastian dalam suatu organisasi juga disebabkan terlalu banyak informasi yang diterima daripada sesungguhnya yang diperlukan untuk menghadapi lingkungan mereka. Oleh karena itu salah satu tugas utama komunikasi organisasi adalah menentukan dengan tepat banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi ketidakpastiantanpa informasi yang berlebihan

A.    Fungsi Komunikasi Organisasi

Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:

§  Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

§  Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

§  Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

§  Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

B.     Pola  Komunikasi Organisasi

Bagaimana pola komunikasi (pattern of commnunication)  terjadi dalam suatu organisasi? Secara umum pola pola komunikasi dapat dibedakan menjadi menjadi saluran komunikasi formal (formal communication channel) dan saluran komunikasi non formal(informal communication channel)

1.      Salauran komunikasi formal

Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai batas tanggumg jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya penyampaian informasi dari manejer kepada bawahan, pola informasi transformasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah(downward communication), komunikasi dari bawah ke atas (upward communication), komunikasi horizontal (horizontal communication), dan komunikasi diagonal(diagonal communication).

1.      Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah dipakai untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengoordinasikan, memotivasi, memipin, dan mengendalikan berbagai kegiatan di level bawah. Jalur yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Namun salah satu kelemahan komunikasi jalur ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi. Dengan kata lain, informasi yang diterima para bawahan tidak selengkap aslinya karena disebabkan oleh saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari maajer puncak ingga karyawannya

2.      Komunikasi dari bawah ke atas

Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas berati alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah(karyawan) menuju ke atas (manajer). Dalam alur komunikasi ini ide/gagasan penyamapaian pesan berasal dari bawahan. Bawahan terlibat secara langsung dalam proses pengambilan keputusan. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas manajer harus percaya kepada bawahannya. Namun salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas  adalah kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saj, sedangkan informasi yang agak berkesan negative atau tidak disenangi manajer cenderung disimpan atau tidak disampaikan.

3.      Komunikasi Horizontal/lateral

Komunikasi horizontal merupakan komunikasi antar manajer antasejawat atau antar karyawan. Tujuan komunikasi horizontal melakukan persuasi, memengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan seajajar. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif diantara mereka yang memeiliki posisi sederajat baik di dalam satu departemen maupun beberapa departemen.

4.      Komunikasi diagonal

melibatkan antara dua tingkat (level) yang berbeda. Bentuk komunikasi diagonal diantaranya adalah :

1.      Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang betuk komunikasi tradisional

2.      Memungkinkan individu dari berbagai bagaian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi

Namun dalam komunikasi diagonal ini juga memiliki kelemahan. Salah satunya kelemahannya adalah komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin yang telah berjalan normal.

2.      Saluran Komunikasi Informal

Komunikasi informal cenderung luwes/fleksibel atau tidak keta, sebagaiamana komunikasi yang terjadi pada saat istiraht-istirahat kantor. Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa meemdulikan jenejang hierarki pangkat kedudukan/jabatan dapat berkomunikasi secara luas. 

Enam gaya komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss

The Controlling Style

controlling style communication ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.

Pihak – pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.

The equalitarian style

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organnisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

The Structuring Style

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

The Dynamic style

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

The Relinguishing Style

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.

The withdrawal style

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

C.    Hambatan Komunikasi yang Efektif

Ada beberapa hambatan yang berpotensi memperlamabat atau menyimpangkan komunikasi yang efektif

1.      Penyaringan

Penyaringan atau filtering merujuk pada upaya pengirim yang dengan sengaja memanipulasi informasi sehingga akan menjadi lebih nyaman bagi penerima. Factor penenetu utama dari penayringan adalah jumlah tingkataan dalam struktur suatu organisasi. Semakin banyak tingkatan  vertikat dalam organisasi semakin banyak kesempatan terjadinya penyaringan. Factor seperti rasa takut untuk menyampaikan berita buruk serta keinginan untuk menyenangkan hati atasan sring kali mendorong karyawan untuk mengatakan kepada atasan mereka apa yang menurut mereka ingin didengar.

2.      Persepsi selektif

Persepsi selektif muncul karena dalam proses komunikasi baik penerima hanya melihat atau mendengar pesan berdasarkan kebuthuhan, motivasi, pengalaman dan karakteristik pribadi mereka yang lain. Ketika menerjemakhkan sandi dari pesan, penerima memproyeksikan kepentingan dan harapan mereka ke dalam komunikasi.

3.      Kelebihan informasi

Setiap pribadi memiliki kapasitas yang berbeda untuk mengolah data. Ketika informasi yang harus kita olah melebihi kapasitas pemrosesan, hasilnya adalah kelebihan informasi (information overload). Apabila seseorang memiliki informasi yang berlebih mereka cenderung untuk meembuang, mengabaikan atau melupakan informasi tersebut. Atau, mungkin mereka menunda untuk memroses lebih lanjut hingga situasi berlebih itu berlalu.

4.      Emosi

Emosi yang tengah diterima penerima ketika menerima pesan akan memengaruhinya dalam menerjemahkan pesan tersebut. Emosi seperti rasa girang atau depresi memliki potensi yang dapat menghambat komunikasi yang efektif. Dalam keadaan seperti itu kita cederung mengabaikan proses pemikiran rasional dan objektif kita serta menggantinya dengan penilaian emosional.

5.      Bahasa

Kata-kata bisa memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Umur, pendidikan, latar belakang kultural merupakan tiga variable utama yang memengaruhi bahasa yang digunakan seseornag dan defines yang ia gunakan dalam kata-kata.

6.      Kesulitan Berkomunikasi

Hambatan Komunikasi

Ada beberapa hal yang dapat menghambat atau menjadi penghalang dalam proses berkomunikasi, Menurut Husaini Usman yang dikutip dalam bukunya “Manajemen Teori Praktik dan Riset Pendidikan”,hambatan-hambatan yang menjadi penghambat dalam  berkomunikasi antara lain :

1.       Komunikator menggunakan bahasa yang sukar dipahami

2.       Perbedaan persepsi akibat latar belakang yang berbeda

3.       Terjemahan yang salah

4.       Kegaduhan

5.       Reaksi emosional seperti terlalu bertahan (defensif) atau terlalu menyerang (agresif)

6.       Gangguan fisik (gagap, tuli, buta)

7.       Semantik yaitu pesan bermakna ganda

8.       Belum berbudaya baca dan tulis, serta budaya diam

9.       Kecurigaan

10.   Teknik bertanya yang buruk

11.   Teknik menjawab yang buruk

12.   Tidak jujur

13.   Tertutup

14.   Deskruktif

15.   Kurang dewasa

16.   Kurang respek

17.   Kurang menguasai materi

18.   Kurang persiapan

19.   Kebiasaan menjadi pembicara dan pendengar yang buruk.

(Usman, 2008 : 396)