A. Definisi
Knowledge Manajemen
Dalam
upaya mencapai keunggulan kompetitif, knowledge management merupakan
faktor yang paling penting bagi organisasi saat ini. Tobing (2007) dalam
bukunya Knowledge Management Concept, arsitektur dan implementasi
mengemukakan bahwa definisi knowledge adalah informasi yang
mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut
menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika informasi tersebut memampukan
seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan
yang lebih efektif. Definisi knowledge bergantung pada
data dan informasi yang dimiliki oleh suatu personal yang merefleksikan tentang
suatu pendapat.
Menurut
Laudon dan Laudon (2002), knowledge management berfungsi meningkatkan kemampuan
organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke
dalam proses bisnis. Knowledge Management adalah serangkaian proses yang
dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara
dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut.
Menurut Honeycutt, (2000) Knowledge management adalah suatu disiplin yang memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang dikelola. Sistem knowledge management memberikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada saat yang tepat. Knowledge management mengubah pengalaman dan informasi menjadi hasil.
Barclay dan Murray (2002, p. 1) mendefinisikan knowledge management sebagai suatu aktivitas bisnis yang mempunyai dua aspek penting, yaitu:
1. Memperlakukan komponen pengetahuan dalam aktivitas-aktivitas bisnis yang direfleksikan dalam strategi, kebijakan, dan berbagai praktek perusahaan secara keseluruhan.
2. Membuat suatu hubungan langsung antara aset intelektual perusahaan baik yang explicit maupun tacit untuk mencapai tujuan perusahaan.
B. Konsep Knowledge Manajemen
Konsep
manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan
teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi perusahaan
yang semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis. Perkembangan
teknologi informasi memang memainkan peranan yang penting dalam konsep
manajemen pengetahuan. Hampir semua aktivitas kehidupan manusia akan diwarnai
oleh penguasaan teknologi informasi, sehingga jika berbicara mengenai
manajemen pengetahuan tidak lepas dari pengelolaan.
Pada perkembangan ini menunjukan makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, akibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas telah mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap survive. Penekanan akan makin pentingnya kualitas sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM.
Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol, karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Ini berarti pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas dan kompetitif. Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus dilakukan dalam konteks tersebut.
Pada perkembangan ini menunjukan makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, akibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas telah mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap survive. Penekanan akan makin pentingnya kualitas sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM.
Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol, karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Ini berarti pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas dan kompetitif. Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus dilakukan dalam konteks tersebut.
C. Tipe Kegiatan Knowledge Manajemen
Kegiatan manajemen pengetahuan dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe
yaitu:
1. Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan
sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan organisasi,
seperti disain produk, proposal dan laporan kegiatan, prosedur-prosedur yang
sudah dimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang
semuanya dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang
diperlukan untuk membuatnya kembali.
2. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons
learned) dari praktek-praktek. Tipe kegiatan ini mengumpulkan pengetahuan
yang berasal dari pengalaman, yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh
user dalam konteks yang baru.
3. Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Kegiatan ini bermaksud
untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap
karyawan. Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang
yang mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
4. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk
meningkatkan performansi. Kegiatan ini memberikan pengaruh seperti pada proses
pengembangan produk baru atau disain ulang proses bisnis dengam menjadikan
lebih eksplisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap
tertentu.
5. Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak organisasi
mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak paten, copyright,
software licenses dan database pelanggan. Dengan mengetahui semua
aset-aset ini memungkinkan organisasi untuk membuat revenue dan
biaya untuk organisasi.
6. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber eksternal.
Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan
kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system.
Dalam kegiatan ini organisasi berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar
yang berhubungan dengan bisnis. Dalam kegiatan ini diperlukan editor dan
analis untuk menyusun dan memberikan konteks terhadap informasi-informasi
yang diperoleh tersebut.
.
D. Jenis Penerapan Knowledge Manajemen
1. Tacit Knowledge
Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi.
Menurut Polanyi (1966) tacit knowledge secara umum dijabarkan sebagai:
1.Pemahaman dan aplikasi pikiran bawah sadar
2. Susah untuk diucapkan
3. Berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman
4. Berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling)
Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan).
2. Explicit Knowledge
Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:
1. Dapat diucapkan secara tepat dan resmi
2. Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan dikomunikasikan
Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent.
1. Tacit Knowledge
Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi.
Menurut Polanyi (1966) tacit knowledge secara umum dijabarkan sebagai:
1.Pemahaman dan aplikasi pikiran bawah sadar
2. Susah untuk diucapkan
3. Berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman
4. Berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling)
Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan).
2. Explicit Knowledge
Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:
1. Dapat diucapkan secara tepat dan resmi
2. Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan dikomunikasikan
Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent.
E. Penerapan Knowledge Management Dalam
Organisasi
Untuk
membangun budaya Knowladge sharing didalam diri SDM organisasi, maka strategi
yang dapat ditempuh yaitu :
Ø Merumuskan budaya knowladge sharing diorganisasi, yang menekankan pada kewajiban untuk menggali dan membagi knowladge kepada semua karyawan.
Ø Membangun rasa saling percaya diantara SDM organisasi, terlepas dari kedudukan, kecerdasan dan kinerjanya.
Ø Sistem penghargaan (reward) karena adanya aktifitas berbagi dan memanfaatkan knowladge. Karyawan yang banyak melakukan aktifitas berbagi knowladge melalui kegiatan yang ada dikantor (aktif dalam membentuk kelompok-kelompok diskusi informal untuk pengembangan diri, menjadi pengajar dalam kegiatan pelatihan organisasi) akan memperoleh angka kredit tertentu untuk diberi reward. Hal ini diharapkan akan mendorong motivasi karyawan dalam berbagi knowladge.
Ø Rotasi kerja, dalam hal ini pertukaran karyawan, dilakukan secara teratur sesuai dengan perencanaan karier karyawan, yang mengmungkinkan aktifitas penyebaran dan peningkatan knowladge.
Ø Menyediakan sarana atau media dalam melakukan aktivitas berbagai knowladge. Organisasi dapat memanfaatkan ruang diskusi, ruang presentasi/seminar yang telah dimiliki sebagai media untuk berbagi knowladge. Selain itu, dengan menyediakan fasilitas collaboration, content management dan learning maka karyawan akan lebih mudah mengakses informasi dan knowladge, bertukar informasi dan knowladge melalui diskusi suatu topik secara online, sehingga budaya menciptakan dan berbagi knowladge akan tumbuh dengan sendirinya diorganisasi.
Ø Kepemimpinan dari jajaran direksi dan menagemen yang mendukung penerapan knowladge management ini.
F. Model Sistem Knowledge
Management
Untuk merancang sistem knowledge management yang dapat membantu organisasi untuk meningkatkan kinerjanya diperlukan 4 komponen (elemen pokok knowledge), yaitu :
1. Aspek Manusia, disarankanpada organisasi untuk menunjuk/memperkerjakan seorang Ducoment control atau knowledge manager yang bertanggung jawab mengelola sistem knowledge management dengan cara mendorong para karyawan untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file,
menghapus knowledge yang sudah tidak relevan, dan mengatur sistem reward/punishment.
2. Proses, yang telah dirancang serangkaian proses yang mengaplikasikan konsep model SECI dalam pelaksanaannya.
3. Teknologi, telah dibuat usulan penambahan infrastruktur yang diperlukan untuk menunjang berjalannya sistem knowledge management yang efektif.
4. Content (isi), telah dirancang content dari sistem knowledge dan dokumen yaitu berupa database knowledge dan dokumen yang dibutuhkan karyawan yang melaksanakan tugas dan kewajibannya.
E. Tujuan
Penerapan Knowledge Manajemen
1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber
pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk
menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga
perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan
memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga
proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang
akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap
karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan
mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada
dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga
produktifitas dari perusahaan akan meningkat.
Sumber :
0 komentar:
Posting Komentar